Antragsprozesse mit KI automatisieren

Kaum ein Tag vergeht, an dem wir nicht über Künstliche Intelligenz („KI“ oder „AI“) und smarte Maschinen lesen. Die Bundesregierung plant in ihrer KI-Agenda, die Kerntechnologie für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung mit Milliardeninvestitionen zu fördern. KI wird Arbeitsplätze und Abläufe in Ämtern und Kommunen verändern. Im Mittelpunkt stehen unter anderem der Bürgerservice und die Automatisierung von Antragsprozessen sowie die Korrespondenzerfassung. Gerade in Zeiten der Corona-Krise wird deutlich: Das ist bitter nötig.

Hoher Bedarf an Automatisierung

Förderanträge, Hilfspakete, Kurzarbeit: Seit Monaten überrollt die Corona-Krise die öffentliche Verwaltung mit einer beispiellosen Flut von Antragsverfahren. Die Leitungen glühen. In kürzester Zeit sind Web-Portale entstanden, über die Fördermöglichkeiten schnell und einfach abgerufen und Anträge initiiert werden können. An vielen Stellen ist es gelungen, schnell und unbürokratisch zu helfen und Antragsprozesse zu virtualisieren.

Dennoch legt COVID 19 die Finger in die Wunden der Digitalisierung. Insbesondere, wenn es um einzureichende Belege, Bescheinigungen, Urkunden und Korrespondenzen geht, zeigt sich die Last der Bürokratie. Behörden und Antragssteller sind gleichermaßen überlastet.

Antragsprozesse - viel zu umständlich

Sicher: Die Einreichungen erfolgen digital. Allerdings ist sowohl ihre Erfassung durch den Antragsteller als auch die spätere Verarbeitung in den Behörden wenig komfortabel. Eine Flut von Formularfeldern sind zu auszufüllen, eine Reihe von Dokumenten zu scannen und manuell hochzuladen. Von den „Cross-Checks“ – also der nachträglichen Prüfung korrespondierender Informationen aus anderen Quellen und Behörden – ganz zu schweigen.

Genau hier können KI-Lösungen den hohen manuellen Bearbeitungsaufwand in Zukunft weitestgehend reduzieren.

Wie KI Verwaltungsabläufe verkürzen kann

Wie? Mit einer überzeugenden Idee: Ein personalisierter Förderassistenten auf Basis von KI begleitet die oder den Antragsteller durch den kompletten Antragsprozess und schafft einen durchgängig medienbruchfreien Prozess. Im Mittelpunkt der intuitiven Lösung von ThinkOwl, fileee und PwC stehen die einfache Bereitstellung von Informationen und eine mühelose Navigation durch die „Digitale Förderstrecke“. Darüber hinaus ergänzen Chats, intelligente Formulare und digitale Signaturen das digitale Angebot und bieten damit einen Weg durch den nervigen Antragsdschungel. Die Antragstellung wird zum Kinderspiel.

Zwei entscheidende Vorteile der offenen Lösung sind: Sie können erstens sehr einfach in Drittsysteme integriert werden. Als Low-Code-Plattform ermöglicht sie eine schnelle Implementierung. Zweitens akzeptiert sie unterschiedlichen Antragsformulare – ob XBRL, pdf, Druck oder sichere Einladung – und erlaubt damit eine hohe Flexibilität.

Digitale Assistenten bergen große Chancen für die öffentlichen Verwaltung. Denn wo die menschlichen Ansprechpartner fehlen, können KI-gestützte Assistenten Antragstellerinnen und Antragsteller abholen und sie durch einen oft als mühevoll erlebten Prozess führen.

KI in der öffentlichen Verwaltung – vielseitig einsetzbar

In der KI-Strategie, die die Bundesregierung im Dezember 2018 veröffentlicht hat, ist die öffentliche Verwaltung als eigenes Handlungsfeld der Entwicklung von künstlicher Intelligenz in Deutschland definiert. Neben der Verschlankung und dem Beschleunigen von traditionellen Verwaltungsabläufen sieht sie ein weitreichenden KI-Einsatz. Angedacht sind:

  • Intelligente Verkehrsbeeinflussungsanlagen,
  • Heat Maps mit der Wahrscheinlichkeit von Einbruchsdiebstählen,
  • vorausschauende Polizeiarbeit (predictive policing und optimierte Streifenrouten.
  • Unfälle und Straßenkriminalität erkennen und melden.
  • Selbstfahrende Kleinbusse und Straßenbahnen,
  • Auskunftsroboter in Bibliotheken,
  • Assistenzroboter für Pflegebedürftige.

Ihre weitreichenden Einsatzmöglichkeiten machen KI zu einer „Basis- und Querschnittstechnologie“.

Faktor Mensch und Organisation

KI kann in Sekundenbruchteilen aus komplexen Datenstrukturen und Abläufen Erkenntnisse gewinnen, für die wir Menschen mit unseren traditionellen Methoden Stunden, Tage, Wochen benötigen. Organisatorische Fragestellungen spielen bei der Anwendung KI-basierter Systeme eine erhebliche Rolle – ganz besonders, wenn wir die Einsatzfelder der KI in der öffentlichen Verwaltung, im „Digitalen Staat“ betrachten.

  • Wie gelingt die Eingliederung der Maschinen in Verfahren und Prozesse?
  • Sprechen wir von „schwacher“ oder „starker“ KI?
  • Assistiert der KI-Einsatz die Menschen bei ihrer Arbeit (schwach) oder nimmt sie selbstständig Handlungen vor und trifft Entscheidungen (stark)?

„Schwache“ KI, starke Wirkung

Wenn wir – wie eingangs erwähnt – von Bürgerservice, Antragsprüfung und modernen Verwaltungsprozessen sprechen, meinen wir „schwache“ KI. Sie unterstützt menschliche Fähigkeiten. So stellt sie Verwaltungsangestellten und Sachbearbeitern in Ämtern und Kommunen für die Bearbeitung von Förderanträgen die jeweils relevanten Informationen sowie Erkenntnisse zum Vorgang und zum Antragsteller auf dem Bildschirm zur Verfügung.

KI erspart die Recherche nach im Vorgangskontext wichtigen Daten. Auf diese Weise stehen Entscheidungshilfen und Vorgangsinformationen zur Verfügung, deren Prüfung häufig zu Verzögerungen, Rückfragen und unnötigen Verwaltungsabläufen führen. Diese „Augmentation“ steigert die Effizienz der Verwaltung, weil sie den Mitarbeitern entscheidende Hilfen für eine schnelle und präzise Beurteilung der Sachlage ermöglicht.

Diese Mensch-Maschine-Zusammenarbeit habe ich in meinem gleichnamigen eBook ausführlich beleuchtet und Praxisbeispiele aufgeführt – es kann im Übrigen kostenfrei abgerufen werden.

Erkennen, Extrahieren, Validieren, Prüfen

KI-Lösungen trainieren sich dabei selbst auf Basis impliziter und expliziter Reaktionen der menschlichen Kollegen in der Vorgangsbearbeitung. Sie erkennen Vorgangsnummern, extrahieren und validieren Personendaten, prüfen vorliegende Vorgangs- und Personendaten auf im Kontext relevante Zusatzinformationen. Schon heute zeichnet sich das Potenzial von Machine und Deep Learning (ML und DL) für die Verarbeitung von Dokumenten, E-Mail und Korrespondenzen in der Privatwirtschaft ab.

Welch ein Potential schlummert in den oft starren und von Medienbrüchen durchsetzten Verwaltungsprozessen? Welchen unschätzbaren Beitrag kann KI leisten, wenn es darum geht, die Flut von COVID19-Förderanträgen inhaltlich zu prüfen und deren nachträgliche Berechtigung festzustellen? Schlanker Staat – aber wie geht dieser Wandel voran?

Die Suche nach dem Digitalen Mindset

Halten Sie mich nicht für naiv: Natürlich ist mir bewusst, dass der Digitale Wandel ohnehin eine große Herausforderung für Wirtschaft und Gesellschaft ist – für Staat und Verwaltung kommt dann noch eine Schüppe drauf. Mir ist auch bewusst, dass Behörden und Ämtern die häufig in der Privatwirtschaft geltenden Entscheidungskriterien „Einsparungspotentiale“ und/oder „Kostensenkungen“ nicht ohne Weiteres anwenden können.

Die Motivation für die Digitalisierung und Automatisierung unserer Verwaltung sollte vielmehr in einer Vereinfachung und Beschleunigung von Bürgerservices liegen. Dazu bedarf es eines Digitalen Mindsets der handelnden Personen – in der Politik und in den Behörden.

Chancen erkennen

Ich gehe davon aus, dass die Bundesregierung ihrer KI-Agenda folgt und konkrete Anstrengungen in Form von Investitionen und Förderprogrammen bereitstellen wird. Diese Maßnahmen sollten in geeigneter Weise kommuniziert und orchestriert werden. Noch sind viele ethische Fragestellungen von KI-Systemen nicht endgültig gelöst. Es fehlt an Vertrauen. viele KI-Regularien sind völlig unklar. Die Chancen von KI für den schlanken Staat dürfen wir uns davon aber nicht nehmen lassen. Wir Bürger profitieren schließlich davon.

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