Wussten Sie, dass wir bereits seit 50 Jahren scannen? Der Unternehmer und Erfinder Rudolf Hell entwickelte schon 1963 den ersten Scanner, mit seinem Modell DC300 gelang ihm dann 1971 der Durchbruch. Und alle dachten: Super. Jetzt brauchen wir kein Papier mehr. Der Beginn einer neuen Ära und der schleichende Tod des Papiers? Von wegen. Selbst heute, im Zeitalter der intelligenten Scandienstleistungen, heißt es weiterhin: Deutschland, ein Papierparadies.
Immer noch werden jedes Jahr mehr als 10 Milliarden Briefe versendet. Das Volumen ist damit in den vergangenen fünf Jahren nicht wesentlich zurückgegangen. Die Deutsche Post erhöht sogar erneut das Porto. Es besteht kein Zweifel: Noch bleiben wesentliche Teile unserer Ökonomie papierbasiert. insbesondere, wenn eine Rechtsverbindlichkeit vorliegt, gilt: Papier first. Zwar gibt es mittlerweile großartige Dienste wie fileee, die deutsche Verbraucher:innen von ihrem Papierchaos befreien. Aber für viele Unternehmen gilt nach wie vor: Erst einmal Milliarden von Papierseiten erfassen, auch wenn fast alle anschließenden Prozesse mittlerweile digitalisiert ablaufen.
Und hier liegt die aktuelle Herausforderung für BPO und Scandienstleister.
Vom Scan-Logistiker zum Digitalisierungsexperten
Viele Geschäftsprozesse sind komplexer geworden. Unternehmen benötigen große Datenmengen, um ihre Prozesse automatisieren zu können, und sie erwarten eine beschleunigte Verarbeitung ihrer Daten. Die Digitalisierung der Unternehmen zwingt Anbieter von BPO-Scandienstleistungen, ihr Servicespektrum strategisch zu erweitern. Wollen sie im Markt bestehen, werden sie sich mehr und mehr zur Werkbank für KI-Lösungen, die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die effektive Dunkelverarbeitung wandeln müssen – insbesondere von Antragsprozessen und der Eingangspost.
Die Inhalte zählen
Branchenpioniere wie SAGA mit einer täglichen Scan-Kapazität von 350.000 Blatt Papier erkennen diese Tendenz deutlich. „Wir machen aktuell einen absoluten Wandel vom Scan-Dienstleister zum Digitalisierungsdienstleister durch“, so SAGA-Geschäftsführer Ludwig Nickel. Im Fokus der Kunden stehen heute die Inhalte. „Wir tauchen viel tiefer in die Unternehmensprozesse zum Beispiel von Banken ein und sind gefordert, Dokumente für Folgeprozesse intelligent aufbereiten. Das geht über Manpower oder aber über Künstliche Intelligenz.“
Wie AI Scan- und BPO-Scandienstleistungen revolutioniert
Der Grund: Klassische Scandienstleistungssoftware scheitert an unstrukturierten Dokumenten. Sie erfasst und indexiert Dokumente auf Basis vorab definierter Regeln (regelbasierte Inhaltserfassung) und übernimmt damit die Aktendigitalisierung sowie die Dokumentenklassifikation. Über diese regelbasierte Inhaltserfassung lassen sich immerhin bis zu 80 Prozent der Unternehmensprozesse automatisieren. Aber der regelbasierten Software fehlt die inhaltliche Erkenntnisfähigkeit einer Künstlichen Intelligenz, mit der auch die vielen unstrukturierten Dokumente erfasst werden können.
KI-basierte BPO-Software erschließt die Inhalte von Dokumenten im räumlichen Kontext. Über diese inhaltliche Erfassung und höhere Prozesstiefe auf unterschiedlichen Touchpoints gewinnen BPO-Scandienstleister wie SAGA die Möglichkeit, die Ende-zu-Ende Digitalisierung regelmäßiger Prozesse ihrer Kunden vollständig zu übernehmen. Sie erfassen immer mehr Inhalte automatisiert und tagesaktuell und können ihren Kunden damit einen deutlich höheren Nutzen bieten – die automatisierte Automatisierung von Prozessen als Service.
KI-Software: einfach integriert und umgesetzt
Cognitive Capture und KI-basierte OCR als Service in das eigene Geschäftsmodell einzubinden, muss weder mit einem hohen personellen Aufwand verbunden sein, noch müssen sich Scandienstleister und BPO-Anbieter dafür mit aufwendigen Programmierungen in Unkosten stürzen.
Keine Wartung, Kein Regelwerk
Intelligente BPO-Scandienstleistungen, wie sie in der AI Platform von ITyX integriert sind, ersparen Nutzern aufwendige Wartungsarbeiten und umständliche Programmierungsregeln. Mit wenigen Beispieldokumenten können BPO-Scandienstleister die Plattform selbst trainieren und die relevanten Inhaltsdaten ihrer Auftraggeber eigenständig ergänzen. Selbst komplizierte Vorgänge lassen sich auf Basis dieser Daten präzise erfassen und übertragen.
Schnelle Systemintegration
Anbieter von BPO- und Scan-Dienstleistungen müssen für die Integration der AI Platform weder ihre Abläufe und Anwendungen modifizieren noch die ihrer Auftraggeber. Die Plattform lässt sich einfach und schnell in bestehende Prozesse integrieren. Diese zügige Integration und das erweiterte Serviceangebot ermöglichen BPO-Scandienstleistern, ihre Wertschöpfung durch Differenzierung zu erhöhen und die Bindung zu ihren Kunden zu festigen.
Daten liefern, Insights gewinnen
Der Schlüssel liegt in der KI-Software: Sie erschließt relevante Daten aus Akten und Rechnungen, erkennt Positionsdaten und reichert Dokumente an. Für BPO-Scandienstleister ergeben sich dadurch spannende neue Möglichkeiten, Unternehmensprozesse durchgängig zu digitalisieren.
Intelligentes Ende zu Ende digitalisieren
Kunden scannen ein Dokument wie zum Beispiel einen Antrag ein und lösen damit einen automatisierten Prozess aus. Schon beim Scannen beginnt die Software die Analyse: Um was für ein Dokument geht es? Was ist das für ein Dokumenttyp? Die Software ergänzt das aktuelle Datum und reichert die Onlineform um weitere wichtige Daten an. Auf der anderen Seite erhält der Kunde in Echtzeit ein Feedback zu seinem Antrag auf sein Smartphone. Diese Prozesse geschehen in einer Geschwindigkeit, die manuell gar nicht zu bewerkstelligen wäre.
Fazit
Nahezu ein Viertel der deutschen Bundesbürger scannt seine Dokumente mittlerweile vollständig ein. Dass der prozentuale Anteil in den kommenden Jahren stark ansteigen wird, liegt auf der Hand. Rechnen Sie damit, dass schon in den kommenden zwei bis drei Jahren 40 bis 50 Prozent Ihrer Kunden ein ziemlich papierloses Leben führen werden. Die Menschen werden ihre Dokumente nicht nur einscannen wollen, sondern auch digital austauschen wollen. Für diesen Fall sollten Sie gewappnet sein und sich sowohl rechtlich als auch digital vorbereiten. Intelligente Scandienstleistungen sind die Zukunft.