Deutschland digitalisiert seine Dokumente

Immer mehr deutsche Unternehmen springen auf den Zug der Digitalisierung auf. Dafür ist es auch höchste Zeit. Denn in Deutschlands Archiven schlummern unzählige Aktenberge, die Unternehmen viel kosten. Zu viel! Hier sind kostbare nicht entdeckte Daten verborgen. Heute können sie mit Hilfe künstlicher Intelligenz (KI) in einer Qualität erschlossen werden, wie es bislang mit traditionellen Verfahren nicht möglich war. Wer nicht aktiv wird, wirft Geld zum Fenster hinaus und lässt es dort liegen.


14 Prozent verschlafen digitale Transformation

Glücklicherweise sind es aktuell nur 14 Prozent der deutschen Unternehmen, die das Rennen komplett der Konkurrenz überlassen und digitale Reformen für sich ausschließen. Bei diesen 14 Prozent ist die Umstellung von analoger Post auf digitale Kommunikation gar kein Thema. Das zeigen die Ergebnisse des Digital Office Index von 2018, die im Rahmen einer repräsentativen Befragung des Digitalverbandes Bitkom mit rund 1.100 Unternehmen ab 20 Mitarbeiter entstanden ist. Befragt wurden Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und IT-Leiter – Entscheider also, die über die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens (mit)entscheiden.

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Digitale Post ist nur der Anfang

Das Thema der Befragung war einzig und allein der postalische Versand von Briefen. Es ging daher nur um die Fragen, ob deutsche Unternehmen Briefpost bereits durch digitalisierte Kommunikation ersetzt haben bzw. planen, dies zu tun. Wir sprechen also bei weitem nicht von einem großen Wurf, in dem Künstliche Intelligenz umfassend und konsequent für die Datenerschließung eingesetzt wird.
Vieles wäre ja hier mittlerweile möglich ...

Immerhin: Digitale Kommunikation gewinnt Zulauf

Kommen wir zunächst zu den erfreulichen Ergebnissen: Die Zahl der Unternehmen, die eine digitale Kommunikation in ihrem Unternehmen anstrebt, wächst kontinuierlich. Knapp ein Drittel der deutschen Unternehmen hat die Briefpost bereits durch digitale Dokumente ersetzt. Das sind fünf Prozent mehr also noch vor zwei Jahren. Weitere 44 Prozent der befragten Unternehmen arbeiten zumindest teilweise mit digitaler Post. Ein Hoffnungsschimmer. Doch das reicht nicht aus.

Große Unternehmen gehen voran, kleine folgen...

Wie so oft sind es die großen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern, die hier die Vorhut bilden. In über der Hälfte der Konzerne wird heute hauptsächlich digital kommuniziert und nicht mehr über analoge Post. Doch warum eigentlich nur in den großen? Wären nicht die Hürden und der Aufwand in kleinen Unternehmen viel geringer? Und an individualisierten auf wenige Mitarbeiter zugeschnittenen Lösungen mangelt es ganz bestimmt nicht.  Aber die Realität sieht anders aus: Nur ein knappes Drittel der kleinen Unternehmen (20 – 99 Mitarbeiter) hält aktuell mit der Entwicklung der digitalen Transformation mit. Noch weniger sind es bei den mittleren Unternehmen (100 – 499 Mitarbeiter) mit 24 Prozent. Immerhin ist dieser Anteil in den letzten beiden Jahren leicht angestiegen. Die Tendenz geht also in die richtige Richtung. Falls Sie Interesse haben, sich mit den an der Umfrage teilgenommenen Unternehmen zu vergleichen - hier geht's zur Umfrage (Dauer: ca. 10 Minuten).

Erfolgsmodell: Intelligente Automatisierung im HR

Wir haben zum Beispiel die Personalabteilung eines großen europäischen Telekommunikationsunternehmens mit mehr als 200.000 Mitarbeitern bei einer solchen Transformation begleitet. Unsere konkrete Aufgabe war es, den Wechsel von der manuellen Erfassung und Verarbeitung von HR-relevanten Personaldokumenten und –mitteilungen zu einer intelligenten, maschinellen Erfassung auf allen Eingangskanälen zu unterstützen. Darin inbegriffen war das automatische Auslösen von Folgeprozessen im Personal Management.

Sicher, der Aufwand für diese Umstellung war aufgrund zahlreicher Herausforderungen nicht zu unterschätzen. So ist das zu verarbeitende Beleggut (von Ärzten, Versicherungen etc.) in Personalabteilungen sehr heterogen. Zudem melden sich die Mitarbeiter über ganz unterschiedliche Kommunikationskanäle. Eine App war in diesem Fall zwar vorhanden, aber die Fotos von Dokumenten kaum lesbar. Und die zahlreichen Daten sollten zwar umfassend erfasst werden, aber natürlich anonymisiert. U.a. mussten neue User Cases erstellt, Fehler behoben, eine SAP-Integration vorgenommen werden und vieles mehr…

Doch der Aufwand hat sich gelohnt: Die intelligente Software ordnet 70 Prozent der Daten (richtig) zu. Fast 90 Prozent der eingehenden Themen und Mitarbeiter können so automatisiert bearbeitet werden. Das hat die Abwicklung von HR-Prozessen deutlich vereinfacht. Alle Prozesse wurden vereinheitlicht und die Telefonkontakte auf ein Minimum reduziert. Wenn Sie sich die Erfolgsstory als PDF downloaden möchten - hier entlang.

Ähnliche Erfolge erzielen heute Unternehmen im Kundenservice, Versicherungen im Prozess der Tarifberatung und Banken bei der Bearbeitung von Anträgen.

Die digitalisierte Kommunikation ist keine Laune

Wer sich dieser Tendenz nach wie vor nicht anschließen mag und meint, es ginge beim Thema Digitalisierung nur darum mitzuhalten, irrt sich gewaltig. Die Digitalisierung unserer Kommunikation mit Hilfe intelligenter Technologien ist weder eine kurzlebige Modeerscheinung, die es auszusitzen gilt, noch ein weltweiter Hype, dem man sich gedankenlos anschließen kann. „Unternehmen, die Dokumente digitalisieren, arbeiten nachweislich effizienter“, sagt Nils Britze, Bitkom-Experte für Digitale Geschäftsprozesse. „Viele Prozesse innerhalb eines Unternehmens lassen sich dank digitaler Technologien und der richtigen Software ganz ohne Papier abwickeln. Das fängt bei einer simplen E-Mail an und hört bei Systemen zur Digitalisierung der Eingangspost und dem systematischen Enterprise Content Management nicht auf.“ Doch Unternehmen müssen sich auch damit auseinandersetzen, wohin die Digitalisierung der Kommunikation speziell in ihrem Fall führen soll. Gelingt die strategische Auseinandersetzung, kann die Umstellung von analoger auf digitale Kommunikation reibungslos funktionieren kann. Das zeigen mittlerweile viele Beispiele aus der Praxis.

Mein Fazit

Liebe Entscheider, CEOs und Führungskräfte: Digitalisieren Sie bitte Ihre Dokumente! Die Zahlen sind eindeutig: Die Digitalisierung und Automatisierung wichtiger Unternehmensprozesse mittels intelligenter Software verbessert Abläufe deutlich. Sie werden dadurch schneller, einfacher und besser. Ein klarer Produktivitäts-Boost! Intelligente Software erkennt auch unstrukturierte Daten. Dieser wichtigste Unterschied zu traditioneller Automatisierungssoftware scheint vielen noch nicht bewusst zu sein. KI-Software übernimmt damit eine Reihe an durchaus komplizierten Abläufen, Prüfungen und Arbeitsschritten. Nutzen Sie dieses Potenzial - ganz egal, wie groß Ihr Unternehmen ist.

Bitkom DOI: Ermitteln Sie Ihren Index!

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