In Deutschlands Archiven schlummern unentdeckte Daten

Das sind große Pläne: Deutschland strebt eine Führungsrolle im Umgang mit Künstlicher Intelligenz (KI) an. Die Bundesregierung hat (endlich) eine „Nationale Strategie zu KI“ veröffentlicht. Auch die Investitionsbereitschaft deutscher Unternehmen steigt: 5 Prozent ihrer Umsätze fließen in digitale Projekte. Aber ist der Mehrheit deutscher Unternehmen und Organisationen wirklich klar, welche Chancen Künstliche Intelligenz und die Digitalisierung bergen? Ich glaube nicht. Sonst würden in deutschen Archiven nicht immer noch – ich zitiere Thomas Beer - „Tausende von Regalkilometern an Akten“ begraben liegen.


Deutsche Archive: Berge analoger Dokumente

Allein das Bundesarchiv kommt auf 330 Kilometer Akten. Auch bei Dr. Oetker sollen rund 300 Regalkilometer Akten vor sich hinschlummern. Unfassbar! Wenn man bedenkt, dass jedes vierte Unternehmen in Deutschland noch nicht eine einzige Akte digitalisiert hat, kommen wir vermutlich auf einen Datenberg von der Höhe des Mount Everests. Immerhin: Ein Drittel der Unternehmen (34 Prozent) hat seine Akten zumindest teilweise digitalisiert. Trotzdem: Abgesehen davon, dass Papier nicht ewig haltbar ist, gibt es weitere triftige Gründe, Akten schnell zu digitalisieren.

Die Kosten sind enorm

Beginnen wir mit einem Thema, das immer zieht: Die Kosten. Ob kleine, mittelständische oder große Unternehmen: Überall häufen sich Berge aus Papier an. Sie verstopfen Schränke, sie landen in Kellern, sie füllen Archive. Kein Wunder es muss, ja praktisch alles archiviert werden: Rechnungen, Quittungen, Gehaltsnachweise, Projektunterlagen und zahlreiche weitere Dokumente. Wir denken viel darüber nach, was uns die Digitalisierung dieser Dokumente kosten würde. Aber was im Gegenzug die analoge Archivierung unserer Dokumente kostet – darüber spricht kaum jemand. Und das ist nur ein Kostenfaktor.

Analoge Archive sind nichts als Zeitfresser

Wie hoch sind wohl erst die Summen fürs Recherchieren? Bereits die Recherche in schlecht gepflegten digitalen Datenbanken und nicht vernetzten Unternehmenssystemen ist aufwendig genug. Jeder Medienbruch kostet Unternehmen wertvolle Zeit. Noch teurer wird es, wenn er zum falschen Ergebnis führt. Doch wie zeitintensiv ist das Recherchieren erst in analogen Archiven! Es gibt Schätzungen, nach denen ein Unternehmen mit 70 Mitarbeitern rund 70.000 € im Jahr für unternehmensinterne Recherchen ausgibt.
Bringen wir es auf den Punkt: Papierdokumente zu lagern und die in ihnen enthaltene Daten sinnvoll zu nutzen, ist eine kostspielige Angelegenheit.

Mehr als Aufräumen: Potenziale digitaler Archive

Weder die Pflege dauerhafter Kundenbeziehungen, die Akquise neuer Kunden noch die personalisierte Ansprache von Kunden sollte heute allein im Fokus stehen. Perfekter Kundenservice leistet alles in Einem. Denn der perfekte Kundenservice steht heute vor allem für eine zufriedenstellende und nahtlose Customer Journey. Unternehmen, denen dies gelingen soll, kommen nicht umhin, dem Customer Lifetime Value hohe Aufmerksamkeit zu schenken. Die Investition in einen kompetenten Multichannel-Kundenservice und entsprechende Tools lohnen sich: Unternehmen verbessern automatisch auch ihre Kundenakquise und ihre Möglichkeiten, Kunden personalisiert anzusprechen.

Wo bleibt der Pioniergeist?

Spinnen Sie diesen Faden doch mal weiter. Trends, Tendenzen, wichtige Zusammenhänge, wiederentdeckte Daten: Aus einer systematischen Erfassung und Analyse Ihrer Daten könnten Sie eine Reihe wichtiger Erkenntnisse ziehen. Ob Marketing, Forschung oder Produktentwicklung – die Digitalisierung und intelligente Erfassung von Archivdaten bietet nie dagewesene Möglichkeiten der Vernetzung und wird zudem immer günstiger. Und nicht zuletzt: Was braucht Künstliche Intelligenz denn am meisten, um zu lernen, sich weiterzuentwickeln, gut zu werden? Ja genau, Daten - das Datengold Ihrer Organisation.

Fazit: Wir brauchen Visionen

Deutschland will Weltmeister in Künstlicher Intelligenz werden. Das ist löblich. Doch gleichzeitig schlummern in den Archiven deutscher Unternehmen und Institutionen massenhaft unentdeckte Daten. Haben sie den Kern Künstlicher Intelligenz dann wirklich verstanden. Nein! Denn analoge Archive kosten nicht nur wertvolle Zeit und viel Geld. Sie versperren Künstlicher Intelligenz doch auch ihrer wichtigsten Quelle – den Daten. Füttern Sie KI mit Ihrem Datengold. Welche Rolle können Künstliche Intelligenz und die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation spielen? Werden Sie zum Pioniergeist. Wer Weltmeister werden will, braucht nicht nur Stärke, Technik und Ausdauer sondern auch eine starke Vision.

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