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ECM & Dokumentenmanagement: Die ewige Suche nach der richtigen Information

ECM & Dokumentenmanagement: Big Data ist noch immer ein ThemaBig Data bleibt in aller Munde. Besonders die Verantwortlichen in ECM bzw. Dokumentenmanagement können ein Lied davon singen. Kein Wunder: Laut Cisco wird der globale Internet-Verkehr noch bis Ende des Jahres die Zettabyte-Grenze überschritten haben. Und schon 2020 wird die nächste Marke geknackt: Bis dahin soll der IP-Traffic über zwei Zettabyte liegen. Dass die intelligente Datenauswertung angesichts dieser Entwicklung an Bedeutung gewinnt, sollte eigentlich niemanden verwundern.

Zwar variieren die Datenmengen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind. Aber ohne Zweifel wird jeder arbeitende Mensch mit einem kontinuierlichen Anstieg schriftbasierter Informationen navigieren müssen. Darauf sollten sich Führungskräfte einstellen. Denn die Art und Weise, wie Mitarbeiter mit Daten operieren können, entscheidet mit über die wirtschaftliche Zukunftsfähigkeit von Unternehmen.

Wer heute erfolgreich sein will, stellt einen schnellen und exakten Zugriff auf Daten sicher, damit auf dieser Basis die richtigen Entscheidungen getroffen werden. Es gilt also zu vermeiden, dass Mitarbeiter unnötig lange nach relevanten Informationen suchen müssen, weil diese in verschiedenen Systemen und auf nicht klar definierten Pfaden hinterlegt sind. Oder noch schlimmer: dass eine Suche ins Leere läuft, weil die gesuchten Informationen nicht auffindbar sind bzw. nicht aktualisiert wurden.

Wie schütze ich meine Mitarbeiter vor einer Überlastung durch wachsende Datenberge? Mit dieser Frage sollten sich Entscheider dringend auseinandersetzen und zeitgemäße Lösungen bieten. Von einer Erhöhung des manuellen Aufwands sei hierbei dringend abgeraten. Vielmehr sollten Führungskräfte ernsthaft über eine automatisierte Datenauswertung nachdenken.

In 5 Schritten zu einem erfolgreichen Input- bzw. Dokumentenmanagement:

Schaffen Sie eine zentrale Wissensbasis
Eine gute Wissensbasis ist selbstlernend. Ihre Inhalte unterliegen Rollen und Berechtigungen. Und sie kann zentral eingesetzt werden: für den Posteingang, für Anfragen per E-Mail und Social Media, für suggestive Antworten über das Web-FAQ-System.

Initiieren Sie eine (Workflow)-Plattform
In der Konsolidierung der unterschiedlichen Systeme liegt eine große Herausforderung: Jedes System muss gepflegt, beherrscht und für bestimmte Dokumentenformen (strukturierte und unstrukturierte Daten) und –typen (E-Mail, Brief, Web etc.) optimiert werden. Ein einheitliches Verfahren über eine Plattform vereinfacht Unternehmensprozesse.

Arbeiten Sie mit virtuellen Optimierungsverfahren
Fehler, die im Moment der Inhaltserfassung (Capturing) entstehen, können im weiteren Verlauf zu erheblichen Kosten und Qualitätseinbußen führen. Virtuelle Optimierungsverfahren merzen diese aus, indem sie die Ergebnisse mehrerer kombinierter OCR-Systeme vergleichen und anhand moderner Voting-Mechanismen die „wahrscheinlichsten“ Werte in den weiteren Prozess übernehmen.

Realisieren Sie Extraktionsansätze
Je umfassender Mitarbeiter über ihre Kunden informiert sind, desto effizienter können sie Vorgänge bearbeiten. Deswegen sollten ihnen im Moment der Abwicklung alle relevanten Daten auf dem Bildschirm zur Verfügung stehen. Dies gilt sowohl für Validierungsvorgänge als auch für die Datenerfassung.

Optimieren Sie Ihre Vorgangsbearbeitung
Dazu gehören eine möglichst zuverlässige Identifikation von Personen- und Unternehmensdaten sowie eine damit verbundene unscharfe Suche nach übereinstimmenden Merkmalen. Damit senken Sie die Fehlerraten und verbessern nachfolgende Arbeitsprozesse.

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