Modernes Dokumenten-Management: Digitalisierung von Dokumenten kommt nur schleppend voran

Dokumenten Management Software: Digitalisierung von Dokumenten ist schleppendDeutsche Unternehmen haben das Potential der Digitalisierung und Automatisierung dokumenten-intensiver Prozesse erkannt. Trotzdem: immer noch ist jedes zweite Dokument in deutschen Unternehmen aus Papier. Die Möglichkeiten moderner Dokumenten Management Software werden trotz verbreiteter Nutzung nicht ausgeschöpft.

Nachdem die wesentlichen Produktionsprozesse in fast allen Branchen automatisiert ablaufen, bereiten die Abläufe in Verwaltung und Service in vielen Unternehmen ernsthafte Probleme: Sie sind starr, fehleranfällig, voller Medienbrüche und kosten viel Geld. Woran es genau hapert und wo deutsche Unternehmen hinwollen, zeigt die Studie des IT-Analysehauses IDC „Print und Document Management in Deutschland 2016“, für die IT- und Business-Entscheider aus 220 Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern befragt wurden.

Die schlechte Nachricht: Leider schöpft bisher nur rund ein Drittel der Unternehmen die mit Dokumentenmanagement verbundenen Möglichkeiten aus. Und obwohl diese Organisationen eine Reihe an Verwaltungsprozessen digitalisiert haben, ist die Menge an papierbasierten Dokumenten in den letzten beiden Jahren kaum gesunken. Der papierlosen Kommunikation stehen laut der Befragten Kundenwünsche, gesetzliche Vorgaben und interne Prozesse im Weg.

Aber es gibt auch gute Nachrichten: Neun von zehn Entscheidern machen ein effizientes Dokumenten-Management als Treiber der Digitalisierung aus. Gestiegen ist zudem die Zahl an Organisationen, die eine Optimierung dokumenten-intensiver Prozesse als Hauptgrund für eine Umstellung nennt und damit vor die Senkung von Druck- und Betriebskosten stellt. 2014 war das noch anders: An erster Stelle stand die Reduzierung der Betriebskosten.

Entscheider setzen sich also durchaus ernsthaft mit Dokument-Management und den negativen Folgen einer auf die lange Bank geschobenen Investition auseinander. Nach 42 Prozent der Befragten verläuft dadurch die Suche in E-Mails, im Internet und betriebseigenen Datenbanken in vielen Fällen nicht erfolgreich. 36 Prozent empfinden es als problematisch, dass Dokumente so nicht gesetzeskonform archiviert werden und weitere 35 Prozent bemängeln, dass Dokumente nicht hinreichend geschützt werden. Auch über die langfristigen Folgen – geringere Produktivität des Unternehmens (44 Prozent), sinkende Mitarbeitermotivation (40 Prozent) und höhere Kundenunzufriedenheit (35 Prozent) – denken Entscheider nach.

Wie sieht nun die Zukunft in deutschen Unternehmen aus? Laut Studie sollten sechs von zehn Unternehmen in den kommenden zwei Jahren wichtige Schritte in Richtung digitales Dokumentenmanagement gemacht haben. Fast alle operativen Prozesse sollten optimiert sein, insbesondere die dokumentenintensiven und kundenbezogenen. Das große Ziel heißt: durchgängige Automatisierung der Back- und Front-Office-Prozesse.

Doch für den Moment kann das Fazit nur lauten: Obwohl der IDC gegenüber 2014 eine deutliche Steigerung jener Befragten ausmachen konnte, die in der Automatisierung von dokumentenbasierten Prozessen ihre primäre Herausforderung sehen, lässt der Anteil papierbasierter Dokumente in Deutschen Unternehmen schmunzeln. Entgegen den Erwartungen aus 2014 ist immer noch nahezu jedes zweite Dokument papierbasiert. Es gilt noch viele Schätze zu heben.

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