Weniger Faxe, mehr elektronische Rechnungen: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen nimmt in Deutschland allmählich Fahrt auf. Das zeigt die neue, repräsentative Bitkom-Studie Digital Office Index. Nach dieser sind immerhin zwei von drei deutsche Unternehmen hinsichtlich der Digitalisierung ihrer Büro-, Verwaltungs- und Geschäftsprozesse auf einem guten Stand. Gleichzeitig hat rund ein Drittel der Unternehmen in Deutschland digitalen Nachholbedarf. Wie steht es um Ihr Unternehmen?
Bitkom aktualisiert Digital Office-Studie
Wird bei Ihnen noch gefaxt? Wie versenden Sie Ihre Rechnungen? Arbeiten Sie mit ECM-Software? Diese und weitere Fragen stellte der Branchenverband Bitkom mehr als 1100 Unternehmen aus allen Branchen mit mehr als 20 Mitarbeitern und wiederholte damit seine Digital Office-Studie aus dem Jahr 2016. Damals wie heute lautete die Kernfrage der Studie: Ist das digitale Office bereits Realität in Deutschland?
Hier sind die 10 wichtigsten Ergebnisse der Digital Office-Studie:
1. Mehr digitalisierte Geschäftsprozesse - aber jedes dritte Unternehmen hat Nachholbedarf
Vergleicht man die Ergebnisse der neuen Digital Office-Studie mit den Ergebnissen von 2016, ist das Ergebnis zunächst einmal positiv. Die Zahlen zeigen, es geht voran mit der Digitalisierung von Büro-, Verwaltungs- und Geschäftsprozessen in Deutschland. Ob Automatisierungssoftware, Cloud-Anwendungen oder Video-Meetings: Immerhin 67 Prozent der befragten Unternehmen sind auf einem guten Stand. Auf einer Skala von 0 (überhaupt nicht digitalisiert) bis 100 (vollständig digitalisiert) erreichen alle befragten Unternehmen einen Durchschnittswert von 54. Das sind 4 Punkte mehr als 2016. Deutliche Verbesserungen in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen gibt es bei Versicherungen sowie in der Chemie- und in der Pharmabranche. Trotzdem besteht Nachholbedarf: Denn jedes dritte Unternehmen in Deutschland hinkt der Digitalisierung hinterher.
2. Auf dem Weg zum Digital Office öffnet sich die Schere
Die Zahlen der Bitkom-Studie zeigen auch: Der Abstand zwischen großen und kleinen Unternehmen hat sich vergrößert. Auf der Skala bis 100 erreichen große Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern heute 63 Punkte (2016 waren es 58) und mittelständische Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern kommen auf 58 Punkte (2016 waren es 53). Kleine Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern liegen erst bei 53 Punkten – doch aus sie bewegen sich, 2016 waren es 49 Punkte.
3. Digitalisierung wird unterschiedlich definiert
Ein möglicher Grund für die größer werdende Schere könnte in der Definition von Digitalisierung liegen. Für große Unternehmen geht das digitale Büro einher mit der umfassenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, Produktinnovationen und einer neuen Unternehmenskultur. Kleine Unternehmen begreifen Digitalisierung eher als Unterstützung von Büroprozessen, ganz besonders geht es ihnen um die Digitalisierung von Akten und Belegen.
4. Digitalisierungsstrategien - immer mehr Unternehmen haben eine
So unterschiedlich das Verständnis von Digitalisierung sein mag – dass Digitalisierung wichtig ist, scheint bei den meisten Unternehmen angekommen zu sein. Die große Mehrheit der befragten Unternehmen (88 Prozent) betrachtet die Digitalisierung von Geschäftsprozessen als Chance, unter anderem weil sie die Kundenzufriedenheit steigert. So hat mittlerweile fast jedes zweite Unternehmen (49 Prozent) in Deutschland eine Strategie für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen entwickelt. Vor zwei Jahren waren es nur 40 Prozent der befragten Unternehmen. Vorreiter sind auch hier die Großunternehmen mit 73 Prozent.
5. Investitionsbereitschaft in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen steigt
Auch die Bereitschaft in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu investieren, steigt. Fast jedes zweite deutsche Unternehmen (45 Prozent) sieht für den weiteren Jahresverlauf höhere Investitionen vor. Unter den großen Unternehmen sind es 51 Prozent, bei mittleren Unternehmen 48 Prozent und unter den kleinen Unternehmen planen 44 Prozent mehr in das digitale Office zu investieren.
6. Immer mehr Unternehmen investieren in Fachpersonal
Auch an das notwendige Personal wird dabei gedacht – fast unabhängig von der Größe des Unternehmens übrigens. 63 Prozent der befragten Unternehmen sind der Ansicht, dass sie genug und die richtigen Mitarbeiter für die weitere Digitalisierung von Geschäftsprozessen eingestellt haben. 2016 waren es nur 58 Prozent, die so dachten.
7. Unternehmen faxen deutlich weniger
Ganz konkret zeigt sich die zunehmende Digitalisierung in der abnehmenden Bedeutung von Faxgeräten. Unglaublich aber wahr: 2016 wurden Faxgeräte noch mehr genutzt als Smartphones. So schlimm sieht es heute nicht mehr aus. Innerhalb von zwei Jahren ist die Nutzung von Faxgeräten um 17 Prozent gesunken. Doch trotzdem faxen aktuell immer noch sechs von zehn Unternehmen (62 Prozent). Die Alternative - die digitale Signatur – nutzen mittlerweile 13 Prozent der Unternehmen.
8. Mehr Elektronische Rechnungen
Deutlich weniger Papier wird auch in der Finanzbuchhaltung genutzt. Eine knappe Mehrheit der deutschen Unternehmen (53 Prozent) versendet nun elektronische Rechnungen. Das heißt dann aber auch: Bei einer knappen Hälfte (44 Prozent) sind Papierrechnungen noch an der Tagesordnung. Immerhin: Seit 2016 gab es einen Rückgang von 14 Prozent.
9. ECM-Software etabliert sich
Deutlich weniger Papier wird auch in der Finanzbuchhaltung genutzt. Eine knappe Mehrheit der deutschen Unternehmen (53 Prozent) versendet nun elektronische Rechnungen. Das heißt dann aber auch: Bei einer knappen Hälfte (44 Prozent) sind Papierrechnungen noch an der Tagesordnung. Immerhin: Seit 2016 gab es einen Rückgang von 14 Prozent.
10. Erwartungen werden erfüllt
Dabei macht ein Großteil der Unternehmen die Erfahrung, dass sich die Investitionen in ECM-Lösungen lohnen. Mehr als zwei Drittel der ECM-nutzenden Unternehmen bestätigen, dass die Automatisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen zugenommen hat und ihre Erwartungen erfüllt werden. Besonders positiv wirkt sich das für die befragten Unternehmen in der internen Abwicklung von Geschäftsprozessen aus.
Fazit zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Die zehn wichtigsten Ergebnisse der Bitkom-Studie zeigen: Es tut sich was. Viele Unternehmen treiben die Digitalisierung von Geschäftsprozessen voran. Doch die großen Unternehmen sind wesentlich schneller in der Umsetzung ihrer digitalen Agenda. Viele kleine Unternehmen hingegen haben aufzuholen. Beginnen sollten sie mit ihrem Verständnis von Digitalisierung – auch für kleine Unternehmen kann die Automatisierung von Geschäftsprozessen Großes bringen. Auch für sie kann die Auseinandersetzung mit der Digitalisierung die Entwicklung neuer Produkte ankurbeln. Der beste Beweis sind die vielen neuen Start-Ups der vergangenen Jahre.
Wie weit ist Ihr Unternehmen in Sachen Digitalisierung? Wenn Sie den Status Quo Ihres Unternehmens vor Augen haben, können Sie die nächsten Handlungsschritte daraus ableiten. Also: Ermitteln Sie den Index Ihres Unternehmens - in nur 10 Minuten.
