Enterprise Information Management (EIM): Die perfekte Verbindung von Daten und Prozessen

Enterprise Information Management: Eine moderne Auslegung des EIM hat ITyX als Technologie-Anbieter bei einer Reihe der Top 150 Unternehmen der Welt installiert.  (c) istockphoto.com/Warchi

Relevante Geschäftsinformationen lassen sich in großen Organisationen im Wesentlichen aus 2 zentralen Systemen erschließen: ERP (Enterprise Resource Planning) und EIM (Enterprise Information Management).

ERP Informationen sind von Natur aus strukturiert und in der Regel in folgende Datenmodelle und Anwendungs-Module verteilt: Finanzen, Bestellwesen, Personal, Warenwirtschaft und CRM Customer Relationship Management. CIO's und CFO's vertrauen seit fast 30 Jahren auf zentrale ERP Systeme – aber tatsächlich lassen sich nur ein Bruchteil der relevanten Unternehmensinformationen im ERP erfassen und verwerten.

Während auf dem Gebiet der strukturierten Daten (Beispiel: Lieferschein) in der Vergangenheit eine Menge getan worden ist, bleibt das Wesen der unstrukturierten Daten (Beispiel: E-Mail) weitestgehend unentdeckt und fremd. Denn unstrukturierte Daten werden erst durch ihre kontextuelle Verwertung zu nutzbaren Informationen. Die Quellen erstrecken sich von Dokumenten, Web und Archiven bis hin zu E-Mails und Meetingprotokollen. Doch wie wertvoll sind die Informationen aus unstrukturierten Daten wirklich?

Die Suche nach dem Kontext

Betrachten wir zunächst eine Ressource im Unternehmen – sei es ein Mitarbeiter oder eine Produktionsmaschine. Tatsächlich beschränkt sich die verwertbare Information zu diesen Ressourcen auf einen „Zweizeiler“ innerhalb des ERP-Systems. Doch Mitarbeiter sind gleichzeitig mit Korrespondenz, Verträgen und Belegen verbunden, Maschinen mit erfassten Informationen, Qualitätsberichten und Bedienungsanleitungen. Die Verbindung zwischen Ressource und verbundenen Informationen kann in der Welt der unstrukturierten Daten nicht durch ein ERP System erreicht werden.

Ebenso lohnt der Blick auf den Geschäftsprozess. Eine Kundenbeschwerde kann innerhalb des ERP Systems erfasst und mit einer Kulanz-Gutschrift verbunden werden. Leider können die in der zugehörigen E-Mail beschriebenen Beschwerdegründe nicht erfasst oder gar analysiert werden – z.B. um Qualitätsprobleme in einzelnen Produktreihen zeitnah zu erkennen und umgehend Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Wann immer Unternehmen die Inhalte unstrukturierter Daten in kontextuelle Informationen umwandeln wollen und diese für die Erfassung, Weiterleitung, Verarbeitung und Verwertung in Unternehmensanwendungen verwenden, spricht man von der Disziplin des Enterprise Information Management (EIM).

Daten aus dem Enterprise Information Management sind von Natur aus unstrukturiert und verbinden die funktionellen Technologien des Enterprise Content Management (ECM), Business Process Management (BPM) und Customer Experience Management (CEM).

Die Trennung von Daten und Geschäftsprozess

Unstrukturierte Daten haben viele Herausforderungen, nicht anders als die Herausforderungen von strukturierten Informationen in den Anfängen des ERP.
In den Anfängen des Enterprise Resource Planning gab es eine wahre Flut von maßgeschneiderten Systemen, mit denen Daten entlang des Geschäftsprozesses manuell erfasst wurden. Dadurch wurden Kommunikation, Prozesse und Daten im Geschäftsalltag schon früh getrennt. In vielen Unternehmen ist dies bis heute so geblieben: die Kommunikation erfolgt im Customer Experience Management (CEM), der Prozess wird im Business Process Management (BPM) gesteuert, der Datensatz im ERP System erfasst.

Wenn ein Geschäftsprozess automatisiert erfasst und abgewickelt werden kann, kommt dies allen 3 Disziplinen zu gute. Prozess nicht automatisiert ist, werden Daten und Prozesse zerlegt. Hier kommt das Wesen des Enterprise Information Management (EIM) zur Entfaltung.

Eine moderne Auslegung des EIM haben wir als Technologie-Anbieter bei einer Reihe der Top 150 Unternehmen der Welt installiert. Die Softwarelösungen zur unstrukturierten Texterfassung, Text Analyse, Daten Extraktion und Validierung übergeben die Daten automatisch innerhalb des Geschäftsprozesses an den Kundenservice, der sie dort ggf. fallabschließend prüft und per Klick freigibt. Im Mittelpunkt stehen so der automatisierte Prozess und der Kontext zu ERP und CEM. Fazit: Über 90 % der erfassten Daten in Postverarbeitung, Archiv und Kundenservice werden auf diese Art und Weise auch zu Informationen verwertet – unabhängig von ihrer Struktur.

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